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Die Einrichtung der Cloud Telefonanlage
In diesem Artikel wollen wir Ihnen die Logik und den Aufbau der Cloud Telefonanlage näherbringen und einen groben Überblick der notwendigen Schritte geben. In jedem Abschnitt finden Sie Links zu weiterführenden Informationen.
Die Cloud Telefonanlage gibt es in drei Versionen: Basic (kostenlos), Classic und Pro.
Unter „Funktionen unserer Cloud Telefonanlage“ finden Sie eine Liste der Unterschiede. Ein Upgrade der Cloud Telefonanlage können Sie jederzeit unkompliziert selbst durchführen.
Der Aufbau der Cloud Telefonanlage
Die Cloud Telefonanlage setzt auf zwei zentrale Bausteine:
- Nebenstellen (User und Ressourcen): Die externen Anschlüsse
Hier legen Sie Rufnummern und die Erreichbarkeit aus dem öffentlichen Telefonnetz fest. - Endgeräte: Die internen Anschlüsse
Hier erfassen Sie die IP‑Telefone und VoIP‑Apps, die in Ihrem Unternehmen genutzt werden.
Diese Trennung hat einen großen Vorteil. Nebenstellen und Endgeräte können anschließend flexibel miteinander verbunden werden – das sogenannte „Routing“. Und sollte sich etwas in Ihrem Unternehmen ändern, können Sie die Zuordnung jederzeit schnell und unkompliziert anpassen.
In Folgenden geht es um die ersten grundlegenden Einrichtungsschritte.
Einrichtungsschritte:
1. Rufnummer der Cloud Telefonanlage zuordnen
Navigieren Sie dazu unter „Telefoneinstellungen“ zum Reiter „Rufnummern“ und wählen Sie die gewünschte Rufnummer oder einen Rufnummernblock aus.
Klicken Sie anschließend auf „Verbindung ändern“ und wählen Sie dort „Cloud Telefonanlage“ aus.
Bestätigen Sie die Auswahl bitte mit „Zuweisen“. Die Rufnummer steht danach in Ihrer Cloud Telefonanlage zur Verfügung.
2. Nebenstelle anlegen
In der Cloud Telefonanlage gibt es zwei Arten von Nebenstellen: User und Ressourcen.
Unter „User“ verstehen wir personengebundene Nebenstellen. Also eine Nebenstelle, die genau einer Person zugeordnet ist.
Unter „Ressource“ sammeln wir Nebenstellen und Dienste, die von mehreren Personen gemeinsam genutzt werden können.
Sobald Sie einen neuen User oder eine Ressource hinzufügen, müssen Sie eine eindeutige Rufnummer zuweisen.
Bei Ressourcen können Sie zwischen verschiedenen Nebenstellenarten wählen.
Zum Beispiel: interaktives Sprachmenü (IVR), Telefonkonferenz oder Fax-Empfang. Außerdem können Sie Rufweiterleitungen einrichten und den Anrufbeantworter aktivieren.
Eine detaillierte Anleitung finden Sie unter „Nebenstellen / Rufgruppen in der Cloud Telefonanlage anlegen“
3. Endgerät anlegen
Als nächstes benötigen Ihre IP-Telefone oder andere VoIP-Lösungen SIP-Zugangsdaten zur Cloud Telefonanlage. Um diese zu generieren, klicken Sie bitte im Bereich „Endgeräte“ auf „+ Endgerät hinzufügen“.
Hier können Sie nicht nur die Rufnummernanzeige einrichten, sondern auch gleich eine oder mehrere Nebenstellen zuweisen, deren Anrufe an diesem Endgerät später signalisiert werden sollen.
Anschließend können Sie die SIP-Zugangsdaten generieren, mit denen Sie dann IP-Telefone, Software, Apps oder oder andere SIP-Devices nutzen können.
Sämtliche Optionen erklären wir detailliert in „So richten Sie Endgeräte in der Cloud Telefonanlage ein“.
IP-Telefone automatisch einrichten lassen (ACS)
Wenn Sie IP-Telefone von Gigaset, Htek, Snom oder Yealink verwenden, können Sie das Telefon mit der ACS-Funktion ganz bequem automatisch provisionieren lassen. Anschließend müssen Sie das Gerät nur noch (neu-)starten und es verbindet sich selbstständig mit der Cloud Telefonanlage.
Mehr dazu hier: „Endgeräte automatisch einrichten in der Cloud Telefonanlage“
4. Nebenstelle und Endgerät verbinden
In Schritt 2 haben Sie eine Nebenstelle eingerichtet und damit einen Zugang zum öffentlichen Telefonnetz hergestellt.
In Schritt 3 haben Sie Endgeräte-Konten angelegt, mit deren SIP-Zugangsdaten sich Ihre Telefone an der Cloud Telefonanlage anmelden können.
Sofern dies nicht bereits geschehen ist, müssen diese Komponenten nun noch miteinander verknüpft werden. Dafür stehen zwei Wege zur Verfügung:
- Bei der Ressource / dem User:
Neben der gewünschten Ressource / dem User auf „bearbeiten“ klicken und dann in den Reiter „Endgeräte“ wechseln. - Beim jeweiligen Endgerät:
Neben dem gewünschten Endgerät auf „bearbeiten“ klicken. Dann auf „Eingehende Anrufe“ wechseln und auf „Nebenstelle zuweisen“ klicken.
Zuordnung später anpassen
Sie können die Zuordnung jederzeit schnell und flexibel anpassen oder erweitern. Durch die Trennung von Nebenstellen (User oder Ressource) und Endgeräten bleiben sowohl SIP‑Zugangsdaten als auch Rufnummern dauerhaft bestehen – geändert wird lediglich die Verbindung bzw. das Routing zwischen diesen Bausteinen.
Wächst Ihr Team, fügen Sie neue Endgeräte einfach bestehenden Rufgruppen hinzu. Ändern sich Aufgaben, entfernen Sie nicht mehr benötigte Zuordnungen oder weisen der jeweiligen Nebenstelle neue Endgeräte zu.
Mehr dazu in unserem Beitrag „Cloud Telefonanlage: Nebenstellen & Endgeräte verbinden“.